So fangen Sie mit einer KI-Richtlinie für Ihr Team an

In den meisten Unternehmen wird längst mit KI gearbeitet. Nur weiß die Geschäftsführung oft nicht genau, wer welches Werkzeug wofür nutzt. Das ist kein Vorwurf an die Mitarbeitenden. Wenn es keine Regeln gibt, sucht sich jeder seinen eigenen Weg.

Eine KI-Richtlinie schafft hier Klarheit. Sie muss nicht lang sein. Sie muss nur die Fragen beantworten, die sich im Alltag tatsächlich stellen.

Was die EU verlangt

Seit Februar 2025 verpflichtet Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung Unternehmen, die KI einsetzen, sich um die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu kümmern. Mit dem sogenannten Digital-Omnibus wurde diese Pflicht im Sommer 2026 abgeschwächt. Statt KI-Kompetenz sicherzustellen, sollen Unternehmen ihre Entwicklung nun unterstützen.

Weniger verbindlich heißt aber nicht unwichtig. Wer seinem Team klare Regeln und etwas Schulung mitgibt, ist auf der sicheren Seite und vermeidet die eigentlichen Risiken, also Datenabflüsse und falsche Ergebnisse, die ungeprüft beim Kunden landen.

Schritt 1. Ehrlich nachfragen, was schon genutzt wird

Bevor Sie Regeln schreiben, finden Sie heraus, wie heute gearbeitet wird. Fragen Sie offen und ohne Schuldzuweisung. Welche Werkzeuge nutzen Sie? Für welche Aufgaben? Was hilft wirklich? Sie werden überrascht sein, wie viel schon passiert, und Sie bekommen gleich die besten Anwendungsfälle mitgeliefert.

Schritt 2. Erlaubte Werkzeuge festlegen

Legen Sie fest, welche Werkzeuge für die Arbeit zugelassen sind und mit welchem Zugang. Ein dienstliches Konto mit geklärten Vertragsbedingungen ist etwas völlig anderes als ein privates Konto bei einem kostenlosen Dienst.

Schritt 3. Daten in einfache Klassen einteilen

Am besten funktioniert ein einfaches Ampelsystem.

• Grün sind öffentliche Informationen, die ohnehin auf Ihrer Website stehen.
• Gelb sind interne Informationen, die nur in zugelassene Werkzeuge mit geklärten Bedingungen dürfen.
• Rot sind personenbezogene Daten, Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse, die nur in ausdrücklich dafür freigegebene Systeme gehören oder gar nicht.

Schritt 4. Prüfen und kennzeichnen

Halten Sie fest, dass KI-Ergebnisse vor der Weitergabe von einem Menschen geprüft werden. Und legen Sie fest, wann ein Text oder Bild als KI-gestützt gekennzeichnet wird, zum Beispiel bei Veröffentlichungen nach außen.

Schritt 5. Zuständigkeiten und Meldewege

Jemand muss Ansprechpartner sein, wenn Fragen auftauchen oder etwas schiefgeht. Schreiben Sie auf, wer das ist und wie man ihn erreicht. Ein Fehler, der früh gemeldet wird, ist fast immer harmlos.

Schritt 6. Kurz halten und regelmäßig anpassen

Die beste Richtlinie ist die, die gelesen wird. Zwei Seiten und eine Kurzfassung für den Aushang oder das Intranet reichen meist völlig. Planen Sie fest ein, die Regeln nach einem halben Jahr mit dem Team zu überprüfen. Die Werkzeuge ändern sich schnell, Ihre Regeln sollten mitwachsen.

Wichtig ist mir noch ein Punkt. Erarbeiten Sie die Richtlinie mit den Menschen, die damit arbeiten. Regeln, die gemeinsam entstanden sind, werden auch eingehalten.

Quellen

• KPMG zum Digital-Omnibus und den Änderungen an der KI-Verordnung
• activeMind zu den Änderungen der KI-Verordnung