RAG-System DSGVO-konform betreiben: Hosting, Datenflüsse, AVV

Ein RAG-System ist DSGVO-konform betreibbar, wenn Sie jeden Datenfluss von der Quelldatei bis zur Chat-Antwort dokumentieren und Hosting in Deutschland mit AVV absichern. Typischer Ablauf: Dokumente bleiben im Quellsystem (SharePoint, Laufwerk), ein Index auf IONOS speichert Embeddings und Metadaten in deutschen Rechenzentren, LLM-Anfragen verarbeiten nur die relevanten Textausschnitte temporär. Nentix als Entwicklungspartner aus dem Ruhrgebiet liefert KnowBase mit durchgängigem AVV, Berechtigungs-Sync und ohne Training auf Kundendaten. Kosten: Mini-Prototyp 4.500 Euro, Vollversion 11.500 Euro Festpreis, Betrieb ab 800 Euro monatlich. IT-Leiter und Datenschutzbeauftragte prüfen vor Freigabe vor allem Subunternehmer, Speicherorte und Löschkonzepte.

Wie fließen Daten durch ein RAG-System?

[Quellsysteme]     →  [Ingestion/Cleaner]  →  [Vektor-Index IONOS DE]
SharePoint              Bereinigung              Embeddings + Metadaten
Confluence              OCR, Duplikate
Laufwerk                Berechtigungs-Mapping

[Nutzer-Frage]  →  [Retrieval]  →  [LLM]  →  [Antwort + Quellen]
                     nur relevante              temporäre Verarbeitung
                     Textchunks

An jeder Station stellt der Datenschutzbeauftragte dieselben Fragen: Wer verarbeitet? Wo liegt es? Wie lange? Auf welcher Rechtsgrundlage?

DSGVO-Checkliste pro Station

Station	DSGVO-Frage	Konforme Antwort (Beispiel Nentix/IONOS)
Quellsysteme	Wer darf welche Dokumente sehen?	Berechtigungen werden gespiegelt, nicht ignoriert
Ingestion	Werden Kopien unnötig angelegt?	Nur Index-Daten, keine Vollkopie des Archivs
Index IONOS DE	Drittlandtransfer?	Speicherung in deutschen Rechenzentren
LLM-API	Training auf Kundendaten?	Deaktiviert, AVV mit Anbieter
Chat-Log	Wie lange gespeichert?	Konfigurierbare Retention, z. B. 30–90 Tage
Löschung	Was passiert bei Austritt?	Index-Rebuild, Log-Löschung dokumentiert

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung verlangt Nachweisbarkeit, nicht nur gute Absicht.

Was gehört in den AVV?

Der Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihrem Entwicklungspartner muss den konkreten RAG-Datenfluss beschreiben, nicht nur Standardklauseln:

Verarbeitungsgegenstand (Indexierung, Beantwortung von Wissensanfragen)
Kategorien betroffener Personen (Mitarbeitende, ggf. Kunden in Dokumenten)
Technische und organisatorische Maßnahmen (Verschlüsselung, Zugriffskontrolle)
Subunternehmer (Hosting IONOS, LLM-API-Anbieter)
Unterstützung bei Betroffenenanfragen und Löschung

Ohne AVV stoppen die meisten Datenschutzbeauftragten das Projekt. Planen Sie die rechtliche Prüfung parallel zur technischen Implementierung, nicht danach.

Hosting auf IONOS in Deutschland

Made in Germany ist bei Nentix keine Werbefloskel, sondern Architektur-Entscheidung: Code aus dem Ruhrgebiet, Betrieb auf IONOS Managed Services in deutschen Rechenzentren, deutsches Vertragsrecht. Das vereinfacht interne Freigaben gegenüber US-only-Stacks.

Externe LLM-APIs lassen sich so einbinden, dass nur minimale Textausschnitte das Rechenzentrum verlassen und keine Trainingsnutzung erfolgt. Welche Konfiguration passt, hängt von Ihrer Risikoklasse ab.

Berechtigungen sind Datenschutz

Eine KI-Wissensdatenbank, die Berechtigungen ignoriert, ist per se DSGVO-problematisch. Wenn der Azubi die Gehaltsliste sieht, ist das ein Zugriffsverstoß, kein KI-Peccadillo. Deshalb synchronisieren wir Quell-Berechtigungen und filtern auf Index- und Antwort-Ebene. Details: Berechtigungskonzepte für KI-Wissensdatenbanken.

Copilot, ChatGPT und eigene Lösung

Viele Unternehmen nutzen parallel Microsoft Copilot oder ChatGPT Team. Das ist möglich, braucht aber klare Regeln, welche Daten in welches Tool dürfen. Unser Vergleich: Microsoft Copilot vs. eigene KI-Wissensdatenbank.

Für übergreifende KI-Datenschutz-Fragen ergänzend: KI DSGVO-konform einsetzen aus dem AI-Act-Cluster.

Was Personenbezug in Dokumenten bedeutet

Nicht jedes indexierte PDF ist ein Personenbezug-Problem. Fachhandbücher ohne Namen sind unkritisch. Protokolle mit Kundennamen, Krankmeldungen oder Bewerbungen brauchen Rechtsgrundlage und ggf. Anonymisierung vor dem Index.

Pragmatischer Start: zuerst Fach- und Prozesswissen indexieren, Personalakten ausklammern, bis Prozesse stehen.

Betroffenenrechte und Löschkonzept

Mitarbeitende können Auskunft über gespeicherte Chat-Logs verlangen. Dokumentieren Sie deshalb:

Welche Logs existieren (Frage, Antwort, Nutzer-ID, Zeitstempel)
Wie lange sie gespeichert werden
Wer Löschung auslöst (HR-Austritt, Widerruf, Projektende)

Beim Index gelten dieselben Regeln: Wird ein Dokument in der Quelle gelöscht, muss der Sync den Chunk entfernen. Nachträgliche Löschung ohne Sync ist ein häufiger Audit-Befund.

Schnittstelle zur KI-Richtlinie

Technische DSGVO-Konformität ersetzt keine interne KI-Nutzungsrichtlinie. Regeln Sie dort, welche Daten in welches Tool dürfen, wer Freigaben erteilt und wie Mitarbeitende Fehlantworten melden. Ergänzend: KI DSGVO-konform einsetzen.

Nächster Schritt

Ihr Datenschutzbeauftragter soll den Datenfluss vorab prüfen? Laden Sie die technische Übersicht zur internen KI-Wissensdatenbank herunter oder starten Sie den Potenzial-Check. Für Abstimmung mit IT und DSB: Direkt mit uns sprechen.

Häufige Fragen

Wo werden Dokumente bei einem RAG-System gespeichert?

Typischerweise in drei Schichten: Quellsysteme bleiben wo sie sind, ein Vektor-Index und Metadaten liegen auf Ihrer Hosting-Plattform, Prompts und Antworten werden temporär verarbeitet. Bei Nentix auf IONOS in deutschen Rechenzentren mit AVV.

Dürfen personenbezogene Daten indexiert werden?

Ja, wenn Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Löschkonzept und Berechtigungen geklärt sind. Personalakten und besondere Kategorien brauchen zusätzliche Prüfung. Oft indexieren Unternehmen zuerst Fach- statt Personendokumente.

Was gehört in den AVV mit dem Entwicklungspartner?

Verarbeitungsgegenstand, Kategorien betroffener Personen, technische und organisatorische Maßnahmen, Subunternehmer wie LLM-API-Anbieter, Löschfristen und Audit-Rechte. Der AVV muss den konkreten Datenfluss abbilden, nicht nur Standardtext enthalten.

Ist OpenAI-API DSGVO-konform einsetzbar?

Mit Enterprise-API, AVV und konfigurierter Datennutzung ohne Training oft ja. Viele Mittelständler bevorzugen trotzdem Hosting und Index auf IONOS in Deutschland und minimieren externe Datenübermittlung auf das Nötige.