Was eine AI-Act-konforme Mitarbeiterschulung enthalten muss (Curriculum-Vorlage)

Eine AI-Act-konforme Mitarbeiterschulung nach Art. 4 der EU-Verordnung 2024/1689 braucht drei Rollenstufen, 5 Pflichtthemen und einen schriftlichen Nachweis. Für 80 Mitarbeiter rechnen Sie mit 45 Minuten pro Kopf in Stufe 1, insgesamt also einen Schulungstag plus Vorbereitung. Zertifikate sind nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass Inhalte zu Ihren Tools und Datenklassen passen.

Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die technisch-organisatorische Umsetzung. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

Curriculum für alle Mitarbeiter (Stufe 1)

Dauer: 30 bis 45 Minuten, E-Learning oder Kurz-Workshop

Modul	Inhalt	Dauer
1. Was KI leistet und wo sie scheitert	Halluzinationen, Aktualität, Bias	10 Min.
2. Unsere KI-Richtlinie	Erlaubte Tools, Datenklassen A bis D	10 Min.
3. Verbotene Eingaben	Mandantendaten, Passwörter, Gesundheitsdaten	10 Min.
4. Meldeweg	Ansprechpartner, Frist, kein Schweigen	5 Min.
5. Kurz-Quiz	5 Fragen, Bestehen 4/5	5 Min.

Material: Folien, 1-seitige Merkkarte, Link zur KI-Richtlinie.

Curriculum für KI-Anwender (Stufe 2)

Dauer: 90 Minuten, Live-Workshop

Zusätzlich zu Stufe 1:

• Prompting für Ihre Fachprozesse (anonymisierte Beispiele)
• Validierung von KI-Ausgaben vor Weitergabe
• Logging und Dokumentation im Alltag
• Übung: Fehlerhafte KI-Ausgabe erkennen und eskalieren

Zielgruppe: Buchhaltung mit Extraktion, Vertrieb mit Angebotsentwürfen, HR mit Textentwürfen, Kanzlei mit Zusammenfassungen.

Curriculum für Prozess-Verantwortliche (Stufe 3)

Dauer: 3 bis 4 Stunden, Präsenz oder Live-Remote

Zusätzlich zu Stufe 2:

• Risikoeinstufung nach AI Act (Entscheidungsbaum)
• DSGVO-Architekturfragen (Hosting, AVV, Speicherung)
• Freigabeprozess für neue Tools
• Nachbereitung von Vorfällen
• Pflichten bis August 2026 für Hochrisiko

Zielgruppe: IT-Leiter, Compliance, Prozessowner, Kanzleipartner.

Wie unterscheiden Sie gute von nutzloser Schulung?

Gute Schulung	Zertifikats-Verkäufer
Eigene Tools und Datenklassen	Generisches Online-Video
Übungen aus dem Alltag	Multiple-Choice ohne Kontext
Nachweis für Behörden und Audits	Logo auf LinkedIn
45 Min. bis 4 Std. je nach Rolle	Einheitskurs 8 Stunden für alle
Intern wiederholbar	Teure Lizenz pro Jahr

Die Art.-4-Pflicht verlangt Kompetenz, nicht Papier.

Wie dokumentieren Sie den Nachweis?

Vorlage für den Schulungsnachweis:

Schulung: KI-Kompetenz Stufe [1/2/3]
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Format: [E-Learning / Workshop]
Teilnehmer: [Name, Rolle] (Liste anhängen)
Lernziele: (siehe Curriculum oben)
Durchgeführt von: [Name, Funktion]
Freigegeben von: [GF / Compliance]
Nächste Auffrischung: [TT.MM.JJJJ]

Aufbewahrung: mindestens 3 Jahre, besser am Lebenszyklus des KI-Systems orientiert.

Welche Übungsfälle funktionieren in Workshops?

Drei anonymisierte Szenarien aus Projekten, die Teilnehmer sofort erkennen:

Szenario 1: Buchhaltung kopiert eine Rechnung mit Kundennamen in ein öffentliches Chat-Tool. Aufgabe: Verstoß benennen und korrekten Weg wählen.

Szenario 2: Vertrieb lässt ein Angebot generieren und sendet es ohne Prüfung. Aufgabe: Welche Freigabe fehlt?

Szenario 3: HR nutzt KI für Lebenslauf-Zusammenfassungen. Aufgabe: Hochrisiko ja oder nein, und welche Dokumentation fehlt?

Solche Übungen dauern 15 Minuten pro Szenario und erzeugen bessere Erinnerung als Folien allein.

Wie integrieren Sie das Curriculum in Onboarding?

Neue Mitarbeiter erhalten vor dem ersten Arbeitstag:

• Link zur aktuellen KI-Richtlinie
• Stufe-1-E-Learning mit Quiz
• Ansprechpartner für Fragen

Das spart HR-Zeit und verhindert, dass neue Kollegen alte Gewohnheiten aus dem Vorjob mitbringen.

Wie verzahnen Sie Schulung und Richtlinie?

Reihenfolge in der Praxis:

1. Richtlinie freigeben
2. Stufe-1-Schulung für alle innerhalb von 2 Wochen
3. Stufe 2 und 3 für betroffene Rollen innerhalb von 4 Wochen
4. Jährliche Auffrischung und Update bei neuem Tool

Bei heimlicher ChatGPT-Nutzung kombinieren Kunden Schulung und Richtlinie oft mit dem Rollout einer internen Alternative.

Was liefert das AI-Act-Audit?

Im AI-Act-Compliance-Audit für 3.000 EUR erhalten Sie ein fertiges rollenbasiertes Curriculum, angepasst an Ihre Use Cases. Als Entwicklungspartner aus Oberhausen können wir Aufzeichnungen aus Webinaren als Referenz für Ihre eigene Schulungspraxis bereitstellen.

Hosting-Schulungen für technische Rollen führen wir auf IONOS-Infrastruktur durch, damit der Schulungsinhalt zur tatsächlichen Architektur passt.

Wie messen Sie Lernerfolg ohne Zertifikat?

Drei einfache Kriterien:

• Quiz-Ergebnis mindestens 80 Prozent in Stufe 1
• Kein wiederholter Verstoß gegen Datenklassen in 90 Tagen
• Prozess-Verantwortliche können den Entscheidungsbaum erklären

Wer die Kriterien nicht erfüllt, bekommt eine gezielte Nachschulung, kein generisches Zertifikat.

Wie halten Sie das Curriculum aktuell?

Legen Sie einen jährlichen Review-Termin fest. Prüfen Sie dann:

• Neue Tools in der KI-Richtlinie
• Geänderte Datenklassen oder Prozesse
• Neue Hochrisiko-Use-Cases aus der Einstufung
• Feedback aus Vorfällen oder Near-Misses

Aktualisieren Sie nur die betroffenen Module, nicht das gesamte Curriculum. So bleibt der Pflegeaufwand gering.

Welche Materialien brauchen Sie mindestens?

Material	Stufe	Format
Folien oder E-Learning	1–3	PDF / SCORM
Merkkarte Datenklassen	1	1 Seite A4
Übungsfälle	2–3	anonymisiert
Quizfragen	1	5 Fragen
Teilnehmerliste	1–3	Tabelle

Erstellen Sie die Materialien einmal und pflegen Sie sie jährlich. Das ist günstiger als jedes Jahr externe Kurse zu kaufen.

Wie binden Sie Führungskräfte als Vorbild ein?

Wenn die Geschäftsführung öffentliche KI-Tools für sensible Themen nutzt, untergräbt das jede Schulung. Führungskräfte sollten Stufe 3 durchlaufen und sichtbar die freigegebene interne Lösung nutzen. Das ist stärker als jede Folie mit Verbotslisten.