Automatisierung erstellen lassen kostet bei einem produktisierten Festpreis-Anbieter typisch 5.000 bis 8.000 Euro für einen priorisierten Workflow, Lieferzeit 2 bis 5 Wochen. Der Einstieg über einen strukturierten Quickscan zu 1.250 Euro wird bei anschließender Beauftragung zu 100 Prozent angerechnet. Sie erhalten einen Scope-Vertrag, Implementation auf n8n oder Individuallösung, Dokumentation und 4 Wochen Hypercare. Optionaler Betrieb startet ab 800 Euro monatlich. Nentix als Entwicklungspartner aus Oberhausen arbeitet ohne Tagessatz-Überraschungen im Kerngeschäft und hostet auf IONOS in Deutschland.
Der Weg vom Erstkontakt bis zum laufenden Workflow
Viele Geschäftsführer unterschätzen nicht die Technik, sondern die Prozessklarheit. Unser Ablauf entmystifiziert die Beauftragung.
Schritt 1: Qualifizierung (30 Minuten)
Kurzes Gespräch oder Potenzial-Check auf der Website. Wir klären:
- Welcher Prozess tut weh?
- Welche Systeme sind beteiligt?
- Gibt es personenbezogene oder DATEV-relevante Daten?
- Wer gibt intern frei?
Kein Verkaufsgespräch, sondern Passungs-Check.
Schritt 2: Quickscan (5 Werktage, 1.250 Euro)
Lieferumfang:
- 2 Stakeholder-Interviews
- Prozess-Walkthrough
- 5 bis 8 Use Cases mit ROI-Ranking
- technische Machbarkeitsbewertung
- Mini-PoC für den Top-Use-Case
- schriftlicher Bericht und 60-Min-Präsentation
Bei Beauftragung der Implementation innerhalb von 90 Tagen: volle Anrechnung.
Schritt 3: Festpreis-Angebot
Scope-Vertrag mit klaren Liefer-Items. Kein „wir schauen mal”. Change Requests nur mit transparenter Nachkalkulation.
Zahlungsmodalität Implementation: 40 Prozent Anzahlung, 40 Prozent bei Meilenstein, 20 Prozent bei Abnahme.
Schritt 4: Implementation (2 bis 5 Wochen)
Typische Inhalte:
- n8n-Workflows oder Individuallösung
- ERP-, DATEV- oder E-Mail-Anbindung
- Error-Workflow und Monitoring
- Logging für Nachvollziehbarkeit
- Übergabe-Dokumentation
Schritt 5: Hypercare (4 Wochen)
Nach Go-Live begleiten wir Sie aktiv. Feinjustierung, Schulung der Key User, Incident-Response. Danach optional Retainer.
Kostenübersicht
| Leistung | Preis | Dauer |
|---|---|---|
| Quickscan | 1.250 € | 5 Werktage |
| Smart-Automation Implementation | 5.000–8.000 € | 2–5 Wochen |
| DocFlow / komplexere Flows | bis 7.500 € | 2–5 Wochen |
| Betrieb Watch | ab 800 €/Monat | laufend |
| Betrieb Operate | ab 1.500 €/Monat | laufend |
Woran Sie seriöse Anbieter erkennen
Checkliste, implizit unsere Garantien:
| Kriterium | Seriös | Warnsignal |
|---|---|---|
| Preismodell | Festpreis mit Scope | „ca. 80 Stunden” |
| Hosting | Deutschland bei DSGVO | US-Cloud ohne DPA |
| Ansprechpartner | Entwickler liefern selbst | nur Sales im Call |
| Grenzen | ehrlich benannt | „alles automatisierbar” |
| Erfolg | messbare Kriterien | vage „Effizienzsteigerung” |
| Vertrag | Change-Request-Prozess | Scope-Creep inklusive |
Was nicht im Festpreis liegt
Ehrlichkeit spart Streit:
- neue Systeme, die während des Projekts dazukommen
- schlechte Datenqualität, die Vorprojekte erfordert
- ungeplante Zusatz-Use-Cases
- Lizenzen Dritter (n8n Enterprise, OCR-APIs)
Intern oder extern?
Die Grundsatzfrage beantwortet unser Artikel Automatisierung intern oder extern. Kurz: unter 50 MA ohne IT-Kapazität ist externer Festpreis oft günstiger als eine eigene Stelle.
Förderungen können die Hürde senken. Siehe Förderung BAFA und Landesprogramme.
Typische Use Cases
- Rechnungseingang und Belegworkflow
- E-Mail-Triage und Weiterleitung
- CRM-Sync und Angebotsnachverfolgung
- Reporting ohne Excel-Copy-Paste
Technische Tiefe zu n8n: n8n-Agentur-Leistungen und Tool-Vergleich.
Risk-Reversal im Vertrag
Drei Mechanismen, die Kaufangst adressieren:
- 100 Prozent Quickscan-Anrechnung bei Folgeauftrag
- 90-Tage-ROI-Garantie mit 50 Prozent Rückerstattung bei Nichterreichen messbarer Zeitersparnis
- Festpreis-Garantie ohne versteckte Nachforderungen im Scope
Made in Germany ist schriftlich fixiert: Code in Deutschland, Hosting IONOS, deutsches Vertragsrecht.
Ihr nächster Schritt
Wenn Sie beauftragen wollen statt weiter zu vergleichen, starten Sie auf der Seite Automatisierung erstellen lassen. Dort finden Sie unser Leistungsversprechen, Referenzarchitektur und Kontaktweg.
Alternativ: Potenzial-Check für eine erste Einordnung in 15 Minuten.
Vertragliche Mindestinhalte
Ein seriöser Festpreis-Vertrag für Automatisierung sollte enthalten:
| Klausel | Warum |
|---|---|
| Liefer-Items mit Abnahmekriterien | keine Streitigkeit über „fertig” |
| Change-Request-Prozess | Scope-Änderungen transparent |
| Verantwortlichkeiten Kunde | API-Zugänge, Testdaten, Fachfreigaben |
| Hypercare-Zeitraum | 4 Wochen sind Branchen-Minimum |
| Hosting und Datenstandort | IONOS Deutschland bei DSGVO |
| Messmethode ROI | Grundlage für Garantie |
Ohne Abnahmekriterien endet jedes Projekt in endlosen Nachbesserungs-Schleifen.
Rollen im Projekt
| Rolle | Aufgabe |
|---|---|
| Sponsor (GF) | Priorität und Budget |
| Fach-Owner | Prozesswissen, Testfälle |
| IT | Zugänge, Security, SSO |
| Entwicklungspartner | Umsetzung, Doku, Betrieb |
Ein fehlender Fach-Owner ist der häufigste Grund für Verzögerung, nicht fehlende Technik.
Nach Hypercare: Betrieb oder Übergabe?
Drei Optionen:
- Retainer beim Partner (ab 800 Euro monatlich)
- Übergabe an interne IT mit Runbook
- Hybrid Partner wartet kritische Flows, IT macht Kleinständerungen
DATEV- und ERP-Flows empfehlen wir Retainer oder Hybrid, nicht reine Übergabe ohne Ops-Erfahrung.
Fazit
Automatisierung erstellen lassen ist kein Black Box-Projekt. Der Ablauf ist standardisierbar: analysieren, Festpreis vereinbaren, liefern, begleiten, optional betreiben. Wer das transparent kommuniziert, gewinnt Vertrauen ohne Referenz-Märchen. Wer mit Tagessätzen und Scope-Nebel arbeitet, erzeugt Mittelstands-Skepsis zu Recht.
Typische Dauer je Phase
| Phase | Dauer | Kundenaufwand |
|---|---|---|
| Qualifizierung | 30 Min | 1 Entscheider |
| Quickscan | 5 Werktage | 4–6 h Interviews |
| Angebot | 3–5 Werktage | Scope-Freigabe |
| Implementation | 2–5 Wochen | 2–4 h Testing |
| Hypercare | 4 Wochen | Feedback |
Verzögerungen entstehen fast immer durch fehlende API-Zugänge, nicht durch Entwicklung.
Was Sie als Kunde vorbereiten sollten
- Liste der beteiligten Systeme mit Ansprechpartnern
- 10 reale Beispieldatensätze (anonymisiert)
- Entscheidung, wer Abnahme signiert
- Freigabe Datenschutz für Verarbeitung
Ohne diese vier Punkte starten seriöse Partner nicht produktiv.
Förderung und Finanzierung
BAFA FUH kann bis zu 1.750 Euro der Beratung fördern. Details: Förderung Automatisierung. Die Implementation bleibt ungefördert, aber der ROI muss ohne Zuschuss tragen.
Vergleich mit internem Bau
Intern oder extern hilft vor der Beauftragung. Viele GF beauftragen extern, während parallel eine Stelle ausgeschrieben wird. Beides ist möglich, wenn Rollen klar sind.
Abnahme und messbarer ROI
Die 90-Tage-ROI-Garantie setzt eine Messmethode voraus, die Sie im Quickscan definieren. Typisch:
- Stunden pro Woche für manuelle Schritte vorher/nachher
- Fehlerquote oder Nacharbeit
- Durchlaufzeit von Eingang bis Freigabe
Ohne Baseline vor Go-Live ist jede ROI-Diskussion Spekulation.
Change Requests im laufenden Projekt
Scope-Änderungen sind normal, müssen aber formal sein:
- schriftliche Anfrage mit Nutzen
- Aufwandsschätzung in Euro und Tagen
- Entscheidung durch Sponsor
- angepasster Meilenstein-Plan
So bleibt Festpreis für beide Seiten fair.
Technologie-Wahl
Wir setzen n8n, Make oder Individuallösungen je nach Anforderung. Der Ablauf bleibt gleich. Tool-Vergleich vor Beauftragung lesen, wenn noch unklar.
Häufige Fragen
Was kostet Automatisierung erstellen lassen?
Bei Nentix startet ein priorisierter Use Case bei 5.000 bis 8.000 Euro Festpreis. Der strukturierte Einstieg über den Quickscan kostet 1.250 Euro und wird bei Beauftragung innerhalb von 90 Tagen vollständig angerechnet. Betrieb optional ab 800 Euro monatlich.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Typisch 2 bis 5 Wochen vom Vertrag bis Go-Live, abhängig von Schnittstellen und Datenqualität. Der Quickscan dauert 5 Werktage.
Was ist im Festpreis enthalten?
Scope-vertragliche Liefer-Items: Analyse-Ergebnis, Implementation, Tests, Dokumentation, 4 Wochen Hypercare. Nicht enthalten: ungeplante Scope-Erweiterungen ohne Change Request.
Wie erkenne ich seriöse Anbieter?
Festpreis statt offener Stundensätze, schriftlicher Scope, ehrliche Grenzen, deutscher Ansprechpartner, Hosting in Deutschland wenn DSGVO relevant, und messbare Erfolgskriterien im Vertrag.
Gibt es eine Geld-zurück-Garantie?
Nentix bietet bei Implementation eine 90-Tage-ROI-Garantie mit 50 Prozent Rückerstattung, wenn nach definierter Messmethode keine messbare Zeitersparnis erreicht wird. Details werden im Vertrag fixiert.